Аннотация: Подорвалась в русском ЖЖ-сообществе FlyLady рассказать, как я разгребла завалы у себя на компе, - вышла статейка на 4 страницы.)))) Ну, не пропадать же добру...
Подорвалась в русском ЖЖ-сообществе FlyLady рассказать, как я разгребла завалы у себя на компе, - вышла статейка на 4 страницы.)))) Ну, не пропадать же добру...
Преамбула.
1. Я компом пользуюсь одна. Если за компом несколько человек, то по идее можно завести на нем несколько аккаунтов - и каждый организует файлы как ему удобно - да?
2. У меня Windows XP. Говорят, в Висте есть куча полезных примочек.
3. Я не люблю заводить нестандартные программы для тайм-менеджмента и организации файлов на компе. Предпочитаю пользоваться стандартными функциями Винды и Офиса.
4. Я сама еще желтый цыпленок, так что нижеизложенная система - скорее идеал, к которому я сейчас стремлюсь.))) Но процентов 80% тут точно работает. Для меня. Для вас может быть удобно что-нибудь другое.
==========================================
Исходим из целей приведения в порядок файлов - они у нас общие:
- освободить место на диске
- наладить быстрый поиск нужных файлов
Как это сделать? По-моему, есть два этапа, как и у флайледи:
1. Разгрести имеющиеся завалы.
2. Придумать подходящую для хозяев компа систему работы с файлами.
1. РАСХЛАМЛЕНИЕ
Завалы бывают из файлов и в избранном.
Избранные Интернет-ссылки обычно хранятся на панельке справа в браузере. В Мозилле еще на панельке сверху. Лично мне их там зверски неудобно переименовывать и растаскивать по папкам, к тому же с синхронизацией избранного на нескольких компах, а также при любой переустановке винды с бэкапом избранного приходится как минимум дополнительно заморачиваться. Вот будь эти ссылки файлами, их можно было бы тягать туда сюда, переименовывать и копировать гораздо проще.
Я для себя нашла два способа перетащить ссылки из Избранного в файлы. Оба они чуть медленнее простого Ctrl+D, так что смотрите сами, что вам удобнее.
Способ 1. Ссылки внутри файла. Можно завести большой Excel-файл, с табличкой: ссылка, описание, ключевые слова и т.п.
Плюс - быстрая сортировка, быстрый поиск, можно наладить фильтрацию по группам.
Минус - много возни и не наладишь растаскивание по разным папкам. Придется каждый раз открывать один файл либо делать файлы со ссылками по каждому проекту отдельно.
Способ 2. Ярлыки. Меня в свое время очень порадовал факт, что ярлыки можно делать не только на рабочем столе, но и в других папках - в результате файл лежит в одном месте, а добраться до него легко можно из разных папок. Так вот, совсем недавно до меня дошло, что ярлыки точно так же можно сделать и на Интернет-адреса, и на e-mail.
==================
Маленький ликбез, вдруг кому пригодится.
Ярлык - это значок, который ссылается на файл, Интернет-адрес или почтовый адрес. Сам он практически ничего не весит, это не копия файла, а только ссылка на него, поэтому его можно, например, размещать на рабочем столе и в любых папках, где вам нужен быстрый доступ к файлу.
Чтобы создать ярлык файла или папки в Windows, перетащите значок файла (папки) в нужную папку ПРАВОЙ кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, предлагающее скопировать файл, переместить его или создать ярлык. Выберите ярлык.
Чтобы создать ярлык, ссылающийся на Инет-адрес или на почту, откройте папку, где он должен лежать (это может быть и рабочий стол компа), щелкните фон правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите "Создать\Ярлык" (Create\Shortcut). В текстовое поле скопируйте ссылку (например, www.flylady.com) или введите mailto:ПОЧТА (например, mailto:FlyLadyMentors@yahoogroups.com). Нажмите "Далее". Во втором окне введите название ярлыка (например, "Сайт Флайледи" или "Рассылка Флайледи"). Нажмите "Готово". В папке появится ярлык - крохотный файлик, который можно копировать куда угодно, в том числе на флэшку, размещать на панели быстрого запуска Windows, быстро переименовывать и т.п. Для ссылок на файл или папку можно еще поменять значок - это удобно: можно не ломать глаза, читая подписи к одинаковым значкам. Для интернет и почтовых ярлыков с выбором значков потуже.
Понятно, что не все ссылки стоит убирать с боковой панели. Но если убрать оттуда те, которыми мы пользуемся редко (а заодно размусорить битые ссылки), то панелью избранного станет пользоваться значительно приятнее.
УПРОЩЕНИЕ 1. Для Internet Explorer ярлыки избранного можно по умолчанию найти в папке C:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Favorites.
УПРОЩЕНИЕ 2. В Mozilla Firefox ярлыки закладок элементарно перетаскиваются с боковой панели в нужную папку.
====================
Вернемся к завалам. Из двух завалов мы потихонечку сделали один - файловый.
Дальше применяем метод Getting Things Done. Про него тут много писали, я не буду повторяться, он легко ищется в Интернете.
Собираем все "завальные" файлы в одну большую папку, которую обзываем, скажем, !!!_ВХОДЯЩИЕ. Восклицательные знаки - это чтобы при сортировке она поднималась на самый верх и ее легко было найти. Если завалов много и за 15 минут их точно не разгрести, а файлы могут понадобиться, то можно в этой папке сделать ярлыки тех папок, где файлы лежат. Итого - СОБИРАЕМ ВСЕ В ОДНУ КОРЗИНКУ.
Дальше делаем еще корзинки: !_СДЕЛАТЬ, !_ПОТОМ, !_СПРАВКА, !_БИБЛИОТЕКА.
Собственно, папок может быть больше или меньше и называться они могут по-другому. Это просто примерная схема работы. Я исхожу из того, что (1) человеку проще работать с 7+/-2 объектами, а хорошо бы их было поменьше и (2) большая вложенность папок раздражает.
Дальше.
Открываем наши папки - сколько их там - чтобы было удобно перетаскивать мышкой файлы из одной в другую. Кстати, чтобы файлы именно перемещались, а не копировались, эти папки надо создать на одном логическом диске, а то придется делать лишние телодвижения.
Берем файл, задаем себе вопрос:
Мне с ним надо что-то сделать вотпрямщас? Переслать кому-то, изменить, прочитать и т.п.
Если ДА, то перетаскиваем в папку СДЕЛАТЬ.
Если НЕТ, то задаем следующий вопрос:
Я хочу с ним что-нибудь сделать когда-нибудь потом? (Когда я найду время учиться рисовать, мне пригодится ссылка вот на это сообщество, а когда допишу роман и начну пихать его в издательства, стоит прочитать вот это руководство про роялти, синопсисы и прочие умные слова).
Если ДА, то кладем файл в папку ПОТОМ
(ее можно пересматривать, скажем, раз в месяц или как вам удобнее).
Если НЕТ, то задаем следующий вопрос:
Может, это красивая картинка, которую я хочу сохранить просто так и иногда любоваться? Или это фотография? Или интересная книга, или музыкальный файл, или фильм?
Если ДА, то кладем файл в папку БИБЛИОТЕКА.
Если НЕТ, то задаем следующий вопрос:
Может, этот файл я не изменяю, но активно использую для справки по работе/хобби/хозяйству?
Может быть, это бланк ежемесячно распечатываемой квитанции, ссылка на электронный адрес заказчика, которую удобно разместить в одной папке с проектом, красивое pdf-руководство по декупажу, бэкапная предыдущая версия рабочего файла, которая сотрется, когда закончится проект, либо пойдет в архив, и т.п.
Если ДА, то кладем файл в папку СПРАВКА.
Если НЕТ, то задаем следующий вопрос:
А может, мне вообще не нужен этот файл?!
Если ДА, то размусориваем файл нафиг.
Если НЕТ, то прогоняем процедуру еще раз. )))
Получилось 4 большие папки: СДЕЛАТЬ, ПОТОМ, СПРАВКА и БИБЛИОТЕКА. Собственно, библиотека - это уже не по GTD, это суровая правда жизни: на компе всегда есть развлекалово, а не только рабочие материалы. Отдельная фишка, которую я не учла тут, - это архивы по закрытым проектам (если они правда нужны). Им можно выделить отдельную папку в разделе СПРАВКА или запланировать их бэкап на диск. Тогда пусть они полежат в папке СДЕЛАТЬ.
Дальше. Внутри папки СДЕЛАТЬ файлы можно разобрать по проектам (скажем, FLY, РАБОТА, ВЫШИВАНИЕ, ОТПУСК, Подготовить_ребенка_к_школе и т.п.). А можно и не разбирать, потому что это файлы, ждущие обработки и перенесения в другое место. По идее их не должно быть очень много. Вот в папке СПРАВКА у меня файлов больше, ее имеет смысл поделить. БИБЛИОТЕКА стандартно делится на картинки, музыку, книги и фильмы - это уж как удобнее хозяину. Разбор папки ПОТОМ можно отложить на потом.)))
В принципе разгребание завалов на таком уровне - даже если попутно просматривать и переименовывать файлы - много времени не займет. Не 15 минут, конечно, но маленькими шажочками, помня, что ваш комп зарос не за один день... Ну, понятно.)
Дальше - вопрос, как организовать файлы, чтоб не было вопросов, куда что делось и откуда лишние копии.
2. УПОРЯДОЧИВАНИЕ ОСТАТКОВ
Собственно, тут вопрос, кому что удобно. Я расскажу, как оно у меня.
На рабочем столе и в панели быстрого запуска у меня ярлыки самых часто используемых программ, файлов и папок. Рабочий стол полезен тем, что не надо искать папку во вложенном дереве, когда сохраняешь или открываешь файл: залез в рабочий стол - и все там есть. Панель быстрого запуска полезна тем, что на ней ярлыки видны даже, когда на весь экран открыты другие окна.
Помимо четырех перечисленных больших папок у меня есть папки IN, WRK и OUT.
IN - это та самая корзинка для входящих, куда все сваливается (в том числе с флэшки, из почтовых вложений и т.п.) и откуда все раскладывается по местам. В IN у меня по умолчанию скачиваются все загрузки из Интернета.
OUT - это корзинка для исходящих: того, что надо взять с собой или переслать кому-то по почте.
Эти корзинки надо регулярно чистить!
WRK - это папка для файлов, с которыми я работаю в данный момент. Тут лежат ярлыки на папки СДЕЛАТЬ и СПРАВКА, временные файлики с набросками (скажем, для длинного поста, чтобы не терять его из-за сбоя почты), сюда копирую файлы из СДЕЛАТЬ (там остается бэкап на пожарный случай). Чищу, когда заканчиваю работу над проектом.
В результате - нужное под рукой, редко используемое я знаю, где лежит, нет лишних копий при переносе инфы на флэшке.