Ня. Раздел 7

Раздел 7 СУЩНОСТЬ, СОДЕРЖАНИЕ И ТЕХНОЛОГИЯ
ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

7.1. Сущность и содержание процесса управления.

7.2. Технология процесса управления.

7.3. Информационное обеспечение процесса управления

Список рекомендованной литературы:

-- Андрушкiв Б.М., Кузьмiн О.Є. Основи менеджменту. - Львiв: свiт, 1995.

-- Брасс А.А. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - Мн.: ИП "Экоперспектива", 1999. - 239 с.

-- Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Институт международного права и экономики. Издательство "Триада. Длт", 1997. - 384 с.

-- Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учебник для торг.-коммерческих колледжей и техникумов. - М.: Экономика, 1996. - 191 с.

-- Попов С.Г. Внешнеэкономическая деятельность фирмы. Особенности менеджмента и маркетинга. Учебное пособие. - М.: ось - 89, 1997. - 176 с.

-- Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 669 с.

7.1. Сущность и содержание процесса управления

Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия "процесс управления".

Процесс управления - это последовательная реализация функций управления, направленная на достижение оставленных целей.

Наряду с этим в литературе широко используется определение процесса управления, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции, а управленческие решения, на разработку, принятие и выполнение которых направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих. При этом сам процесс управления рассматривается как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Процесс управления в простейшем своем виде представляет собой деятельность руководителя в подчиненном ему коллективе, посредством чего происходит соединение труда в коллективе. Такое соединение достигается не единичными актами, а непрерывным процессом управленческой деятельности, включающей не только текущие распоряжения руководителя, но и постоянные действующие регламенты и нормативы, с помощью которых он также осуществляет свое воздействие.

При увеличении масштабов управления и объема управленческой работы управленческий труд разделяется по функциям и полномочиям, формируется разветвленная система управления. Процесс управления разделяется по ее звеньям и становится не только процессом воздействия управляющей системы на управляемую, но и процессом воздействия на отдельные части управляемой системы, взаимодействия звеньев системы управления между собой. Разделение процесса управления способствует повышению его качества и оперативности, так как специализируется выполнение отдельных операций.

Процесс управления обладает общими чертами с процессами, происходящими в социально-экономической системе. Он определяется объективными законами функционирования и развития этой системы и в то же время зависит в определенной мере от субъективных факторов. Он овеществляется в результатах совместного труда людей и лежит в основе установления между людьми специфического вида отношений - отношений управления.

Процесс управления обладает специфическими свойствами, каждое из которых оказывает влияние на формирование и развитие системы управления.

1. Динамичность проявляется в постоянном изменении процесса управления по направленности, проблематике, характеру течения, а также в динамичности взаимодействия его различных этапов и операций.

2. Устойчивость проявляется в возникновении определенных каналов протекания процесса управления, которые образуют естественную структуру системы менеджмента, закрепляемую в организационных актах.

3. Непрерывность отражает необходимость непрерывного осуществления деятельности по управлению торговым предприятием.

4. Цикличность проявляется в том, что процесс управления - это закономерная повторяемость основных этапов и стадий его непрерывного осуществления.

5. Дискретность проявляется в том, что во внутренних своих особенностях процесс управления протекает неравномерно.

В отличие от структуры, которая характеризует статику управления, процесс управления характеризует его динамику. Важной характеристикой процесса управления является его содержание.

Содержание процесса управления тесно связано с характером объекта управления, зависит от уровня управления и проявляется в деятельности руководителя и подчинённых ему работников.

Можно выделить методологическое, функциональное, экономическое, организационное и социальное содержание процесса управления.

Методологическое содержание процесса управления обусловлено характером основных стадий и обязательных его этапов.

Основные стадии процесса управления реализуют общие функции управления. Каждая стадия включает в себя ряд этапов, а в свою очередь этап процесса управления представляет собой совокупность управленческих работ.

Стадия - это временной интервал, отличающийся от предыдущего (и последующего) содержанием управленческой деятельности необходимой для реализации функций управления.

Основными стадиями являются те, на которых реализуются общие функции управления - планирование, организация, учет, анализ, контроль и регулирование. В отдельных случаях стадии и этапы могут совпадать.

Этап - это совокупность управленческих работ, отличающихся качественной определенностью и однородностью и отражающих закономерную последовательность их осуществления.

Основными этапами процесса управления являются: целеполагание; оценка ситуации; определение проблемы; выработка и принятие управленческого решения.

1. Целеполагание - это наиболее ответственный этап процесса управления, который определяет цели управления предприятием.

2. Оценка ситуации. Ситуация - это состояние управляемой системы, оцениваемой относительно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать отклонение от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осуществляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликта или неконфликтна обстановка. На этом этапе происходит сбор, обработка, и анализ информации, необходимой для принятия решения.

Рис. 1. Этапы процесса управления

3. Определение проблемы. Проблема - это один из этапов процесса управления, основанный на противоречии ситуации и цели и в то же время являющиеся основным связующим звеном при изменении сложившейся ситуации в направлении выбранной цели. Без определения проблемы невозможно принятие управленческого решения.

4. Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. На этом этапе происходит разработка различных вариантов решения и группировка их по степени привлекательности, так как критерий - это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их привлекательности.

Экономическое содержание процесса управления обусловлено использованием, трудовых, материальных и финансовых ресурсов в процессе управления. Исходя из этого, экономическое содержание можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которое осуществляется в управляемой системе, но определяется деятельностью управляющей системы. При этом присутствуют следующие этапы: установление экономических потребностей, оценка наличия ресурсов, распределение ресурсов, использование ресурсов.

Функциональное содержание процесса управления проявляется в установлении последовательной реализации основных функций управления. Функциональный аспект предусматривает обеспечение процесса управления информацией, технической и нормативной базой, организацией процесса делопроизводства, а также соблюдение технологии подготовки и принятия решений. Здесь можно выделить следующие этапы: этап планирования, организации, контроля и регулирования.

Организационное содержание процесса управления заключается в установлении порядка взаимодействия между различными звеньями и ступенями в организационной структуре управления. При этом характерно использование организационных рычагов воздействия: регламентирования, нормирования, инструктирования, ответственности.

Социальное содержание процесса управления отражает роль человеческого фактора на каждом этапе процесса управления, поскольку каждый этап предполагает непременное участие человека.

7.2. Технология процесса управления

Технология процесса управления - это система информационных, логических и вычислительных операций и процедур, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в определенной последовательности и сочетании.

Операция является первичным понятием в технологии управления. Она представляет собой совокупность элементов трудовых процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата.

Виды операций:

1. Информационно-коммуникационные операции, связанные с поиском, сбором, обработкой управленческой информации.

2. Аналитико-конструктивные операции, связанные с логическо-мыслительной деятельностью в процессе восприятия информации, её изучения, обобщения и оценки.

3. Организационно-распорядительные операции предполагающие согласование, утверждение, инструктаж, расстановку исполнителей управленческого решения.

4. Контрольно-учётные операции - это комплекс разнообразных по содержанию операций, которые образуют процедуры бухгалтерского, статистического учёта.

В настоящее время выделяют три основных вида сочетания операций:

1) последовательное сочетание операций, когда каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей (передача какого-либо распоряжения с вышестоящего уровня на нижестоящий);

2) параллельное сочетание операций, когда различные операции могут выполняться одновременно несколькими исполнителями (составление балансового отчета предприятия);

3) параллельно-последовательное сочетание операций, предусматривающее частичное совмещение операций во времени и пространстве (разработка бизнес-плана предприятия).

Процедура - совокупность логически взаимосвязанных и приводящих к решению какой-либо задачи операций.

Процедуры могут быть как формальными, т.е. закрепленными в каких-либо нормативных актах, так и неформальными. Примером формальной процедуры может служить прием на работу нового сотрудника, а примером неформальной процедуры - проведение переговоров с партнерами по бизнесу.

7.3. Информационное обеспечение процесса управления

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной структуры, без информатизации бизнеса. Жесткие и изменчивые требования рынка предъявляют к менеджерам высокие требования, так как именно они, принимающие и реализующие решения, ответственны за успех своего предприятия.

Владение информацией означает обладание реальной властью - ведь нехватка информации, как впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Существует прямая связь между информированностью и удовлетворенностью трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях из 10, а плохо информированные - только в 4.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение процесса управления представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Понятие "информация" отличается от понятия "данные".

Данные - это факты и цифры, полученные вследствие прямого наблюдения за событиями.

Информация - это преобразованные в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными и полезными для конкретных пользователей.

Во многих западных организациях вводится должность специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Его главная задача состоит в том, чтобы интегрировать текущие и новые технологии поддержки и принятия решений, обеспечение операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте и в нужное время.

Эффективность процесса управления во многом определяется уровнем качества информации. К характеристикам высококачественной информации относятся:

1. Временное измерение:

-- своевременность - предоставление информации по мере необходимости;

-- срочность - оперативное обновление информации;

-- периодичность - доступность информации о прошлом, настоящем и будущем;

2. Содержательное измерение:

-- точность - достоверность информации;

-- уместность - соответствие информации требованиям конкретного пользователя;

-- полнота - предоставление всей необходимой информации;

-- краткость - обеспечение только требуемой информацией.

3. Формальное измерение:

-- четкость - информация должна предоставляться в простой и понятной форме;

-- детальность - обеспечение более подробной или итоговой информации;

-- представительность - представление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.

Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по различным признакам:

1. По содержанию:

-- экономическая,

-- правовая,

-- торгово-оперативная (закупка товаров, состояние товарных запасов)

-- организационная (графики завоза товаров и предоставления заявок, схемы размещения товаров и покупательских потоков, графики ремонта торговых помещений, блок-схема аппарата управления)

-- социальная (характеристика трудового коллектива),

-- техническая (технические характеристики складов, планировка помещений и складских площадей).

2. По назначению: отчетная, плановая, статистическая, контрольная, нормативная.

3. По степени преобразования:

-- первичная - совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника возникновения;

-- вторичная - информация, полученная путем переработки первичных данных.

4. По источникам возникновения:

-- внутренняя - бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследование;

-- внешняя - информация, полученная от сотрудников предприятия, посредников, поставщиков, покупателей, деловых партнеров, средств массовой информации, промышленный шпионаж.

5. По месту образования и направлению информационных потоков:

-- входящая - информация, охватывающая сведения, поступающие в торговую организацию (сопроводительные документы, законодательные акты)

-- исходящая - информация, поступающая от торговой организации (реклама, заявки на поставку товаров)

6. По степени надежности:

-- достоверная информация;

-- вероятностная информация. Ее характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при передаче информации; заведомым распространением изначально ложных сведений.

7. По способам распространения: устная, письменная и комбинированная.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80 - 90%. Тем не менее, результаты проведенных исследований показывают, что информация передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованиям, 80 - 99% слухов точны в отношении непротиворечивости информации о самой компании, однако уровень точности не такой высокий, если речь идет о личной информации.

ТИПИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ПЕРЕДАВАЕМАЯ ПО КАНАЛАМ РАСПРОСТРАНЕНИЯ СЛУХОВ: предстоящие сокращения рабочих, новые меры по наказанию за опоздания, изменения в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение споров руководителей, кто кому назначает свидания после работы.

Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство организаций на Западе часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть переданы официальной огласке:

- периодическая утечка информации и получение сведений о благоприятной или неблагоприятной реакции на нее по каналам обратной связи;

- передача информации "по секрету".

В то же время доверием людей к слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.

Сегодня ситуация в деловой среде, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе и обработки информации, что может быть достигнуто с помощью базы стратегических данных.

База стратегических данных - совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве предприятия, проводимой им политике, внешнем окружении, препятствиях для функционирования и развития.

Включает три раздела:

1 раздел. Характеристика экономического, технологического, научного и трудового потенциала предприятия, стратегия развития предприятия, взаимоотношения в коллективе, политика руководства.

2 раздел. Описание внешнего окружения предприятия: конкурентов, поставщиков, посредников, потребителей, государственное регулирование и т.д.

3 раздел. Описание главных препятствий и возможных помех в деятельности предприятия. Внутренние помехи: недостаток опыта и знаний руководства и исполнителей, слабое управление в целом, служебные конфликты. Внешние помехи: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности потребностям потребителей.

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Управленческий документ - документ, содержащий сведения организационного, распорядительного или уведомительного характера, создаваемого в целях управления.

Требования к документам:

-- четкость в отношении цели;

-- достоверность, убедительность;

-- надлежащее оформление;

-- определенность в отношении получателя.

Виды документов:

-- Распорядительные: приказ, указание, распоряжение.

Приказы бывают по личному составу и по общим вопросам.

Приказы по общим вопросам состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В приказах по личному составу в заголовке к тексту пишется слова о приеме на работу; об увольнении; о предоставлении отпуска и т.д. Констатирующая часть отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. Фамилия печатается прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Приказ по личному составу должен содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа. После подписания приказа первым руководителем, он направляется структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом.

-- Организационные: положение, устав, инструкция, протокол.

-- Информационно-справочные: справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, командировочное удостоверение.

Письмо:

-- письмо-запрос,

-- претензионное письмо,

-- письмо-напоминание,

-- циркулярное письмо - инициативные письма, которые рассылаются в подведомственные подразделения и носят распорядительный характер.

-- Личные: автобиография, заявление, доверенность.

Делопроизводство - все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов.

Формы делопроизводства:

-- Централизованное - предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях (канцелярия). Наиболее экономична.

-- Децентрализованное - предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях предприятия. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнение операций с документами, но не экономична.

-- Смешанная - наиболее распространенная в предприятиях торговли и общественного питания.

Документооборот - движение документов на предприятии с момента получения или создания до окончания исполнения или отправления их.

Направления совершенствования делопроизводства:

-- Стандартизация - установление единых норм и требований к документам, независимо от размеров собственности и размеров предприятия. Эти нормы и требования предусмотрены в единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

-- Унификация текста документов: создание однотипных документов, содержащих однотипную информацию (анкета, трафареты (договор), таблица).

-- Использование современных технических средств создания, копирования, обработки и хранения документов, компьютерной техники.

Информационные системы (ИС) - представляют собой базирующуюся на использовании компьютеров системы, направляющие аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных нужд.

Таблица

Основные категории информационных систем

Операционные информационные системы обрабатывают генерируемые в ходе бизнес-операций данные	Информационные системы менеджмента обеспечивают информацию и поддержку принятия эффективных управленческих решений	Другие информационные системы
*Системы обработки трансакций* регистрируют и обрабатывают данные о бизнес-операциях (ИС с помощью которых ведется учет продаж потребителям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной платы сотрудникам) *Системы контроля над производственными процессами* осуществляют мониторинг и контроль над процессами производства *Офисные автоматизированные системы* позволяют ускорить офисные процедуры, способствуют улучшению коммуникаций и повышению производительности (электронная почта, процессоры редакторы, телекоммуникации, создание компьютерных баз данных)	*Информационные системы отчетности* обеспечивают информацию в форме предписанных отчетов *Системы поддержки принятия решений* - это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений сотрудников. *Системы информации исполнительного руководства* обеспечивают высший менеджмент специально организованной информацией. Они облегчают принятие стратегических решений на высшем уровне управления, так как предоставляют возможность быстрого доступа к необходимой внутренней и внешней информации	*Система поддержки групповых решений* - это интерактивные компьютерные системы, которые облегчают принятие групповых решений (система рабочего сотрудничества). Облегчает взаимодействие членов команды, позволяют оперативно получать необходимую информацию. *Экспертные системы* копирует мыслительные процессы, свойственные профессионалам и менеджерам. ЭС разрабатываются -посредством копирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую определенную стратегию решения задач. Применяются для работы с повторяющимися проблемами в узких сферах деятельности.

Информационные технологии существенно изменяют бизнес-процессы, открывают в хозяйственной жизни новые возможности. Глобальная сеть Internet и корпоративные сети, мобильная связь - минимальные стратегические решения, позволяющие сохранять конкурентоспособность, добиваться повышения операционной производительности и действенности контроля, адекватно реагировать на изменения во внешней среде.

Что такое Internet?

Internet - бессистемная, быстроразвивающаяся глобальная компьютерная сеть. Ее прародительница - коммуникативная сеть Министерства обороны США, введенная в эксплуатацию в 1969 г.

Информация в Internet.

... Все начиналось с эксперимента. Трех толковых хакеров порознь отправили на несколько месяцев в океан, снабдив только портативным компьютером и спутниковым каналом связи. Перед ними поставили изящную задачу: найти способ нанесения максимального ущерба США.

Результаты превзошли все ожидания. Хакеры-добровольцы успешно нашли в Internet все необходимое, чтобы с помощью обычного компьютера и собственных мозгов нанести удар, сравнимый с хорошо исполненной ядерной атакой. Наиболее уязвимым звеном в США оказалась система энергоснабжения.

Только в первый день расчетные потери должны были составить 20 тысяч человек и многие миллиарды долларов. Немедленными жертвами станут те, до кого не доедут застрявшие в пробках машины скорой помощи, а также те, кто погибнут в локальных пожарах, не дождавшись пожарных. В многоэтажных небоскребах застрянут лифты, встанут поезда метро и выйдет из строя система вентиляции, а это приведет к инфарктам, инсультам и пр. В ряде крупных городов прервется телефонная связь, местами выйдет из строя телевидение, кое-где затруднится работа авиадиспетчерских служб. Чуть ли не по всей стране одновременно выйдет из строя автоматика трубопроводного транспорта. Разрывы на нефте- и газопроводах вызовут массовые пожары, а отсутствие горючего парализует промышленность и транспорт не менее, чем на неделю. Завершит же общую картину биржевой и банковский крах, который растянется на несколько месяцев.

Впечатляет? Это сценарий лишь одной информационной атаки, до которого дошел обычный хакер. Можно только представить, на что способны профессионально подготовленные люди. Прогнозы оказались настолько серьезными, что по итогам этого эксперимента в США началось создание спецподразделений по информационной войне.

Раздел 7. Сущность, содержание и технология процесса управления
предприятием

Результат

Подведение окончательных итогов выполнения решения

Контроль за ходом выполнения решения

Организация выполнения решения

РЕАЛИЗАЦИЯ

ПРИНЯТИЕ

РЕШЕНИЕ

ПРОБЛЕМА

СИТУАЦИЯ

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Разъяснение значения решения

Прогнозирование последствий каждого варианта решения

Разработка мероприятий по выполнению решения

Оформление решения в виде документа

Обсуждение и принятие решения

Анализ вариантов решения

Разработка вариантов решения

Выработка критериев для оценки решения

Внутренняя информация

Внешняя информация

Информационное обеспечение

Формирование системы частных целей

Определение ситуации

Цель

Оставить комментарий © Copyright Ня Размещен: 01/02/2014, изменен: 01/02/2014. 38k. Статистика. Эссе: Фантастика Менеджмент		Ваша оценка:

Ня : другие произведения.

Раздел 7